1. Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è ALA SRLS, con sede legale in Piazza Dante 50, 50032 Borgo San Lorenzo (FI), C.F. e P. IVA 07172150489. Per informazioni o per esercitare i diritti in materia di protezione dei dati è possibile scrivere a info@italyfoodawards.com.
Il titolare determina finalità e modalità dei trattamenti collegati al progetto Italy Food Awards. Non è stato indicato un Responsabile della protezione dei dati; qualora venga nominato, i relativi recapiti saranno pubblicati in questa sezione.
2. A chi e a quali attività si applica
L’informativa riguarda i visitatori del sito, i referenti delle imprese candidate o premiate, buyer e operatori professionali, utenti dell’Area aziende, persone che chiedono informazioni, si iscrivono a comunicazioni facoltative o interagiscono con la segreteria. Si applica ai dati raccolti tramite sito, form, email, telefono, documentazione amministrativa e attività organizzative collegate alle edizioni.
Quando i dati di un referente vengono comunicati dall’impresa o da un altro soggetto autorizzato, ALA SRLS li tratta per le medesime finalità e fornisce l’informativa secondo le modalità previste dall’articolo 14 GDPR, salvo le eccezioni applicabili.
3. Dati che possiamo trattare
- Dati del referente: nome, cognome, ruolo, email, telefono, PEC e contenuto delle comunicazioni.
- Dati dell’impresa: denominazione, sede, codice fiscale, partita IVA, codice SDI, sito, profili pubblici, regione, categorie e descrizione dell’attività.
- Dati di candidatura: edizione, prodotti, ingredienti o caratteristiche dichiarate, campioni, spedizioni, documenti, stato della pratica, verifiche ed esito.
- Dati amministrativi: informazioni necessarie alla quota di segreteria, fatturazione, pagamenti e obblighi contabili. Il sito non conserva direttamente dati completi di carte di pagamento.
- Dati dell’Area aziende: credenziali protette, ruolo, autorizzazioni, attività essenziali dell’account, richieste di collegamento e appuntamenti.
- Dati tecnici: indirizzo IP e log strettamente necessari a sicurezza, diagnosi degli errori e funzionamento dell’infrastruttura.
- Preferenze: consensi, revoche, versione dell’informativa e scelte relative a contenuti esterni o comunicazioni facoltative.
La form di candidatura può salvare una bozza nella memoria di sessione del browser. La bozza resta sul dispositivo fino all’invio, alla chiusura della sessione o alla cancellazione manuale e non viene trasmessa prima dell’invio finale.
4. Finalità e basi giuridiche
- Richieste, candidature e Area aziende: rispondere ai contatti, verificare l’impresa, gestire iscrizione, pratica, campioni, comunicazioni operative, eventuali incontri e servizi richiesti. Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali e del rapporto, art. 6, par. 1, lett. b) GDPR.
- Adempimenti amministrativi, contabili e fiscali: emissione e conservazione della documentazione prevista dalla legge. Base giuridica: obbligo legale, art. 6, par. 1, lett. c).
- Sicurezza e tutela del servizio: prevenzione di abusi, protezione degli account, tracciabilità delle operazioni essenziali e difesa di diritti. Base giuridica: legittimo interesse del titolare, art. 6, par. 1, lett. f), nel rispetto del bilanciamento con i diritti degli interessati.
- Newsletter, opportunità e inviti: invio di comunicazioni non necessarie al rapporto esclusivamente a chi esprime un consenso separato. Base giuridica: consenso, art. 6, par. 1, lett. a). Il consenso è facoltativo e revocabile in ogni momento.
- Contenuti esterni: caricamento dei video YouTube incorporati soltanto dopo una scelta positiva nelle preferenze cookie. Base giuridica: consenso.
Il consenso marketing è separato dalla candidatura: negarlo o revocarlo non incide sull’ammissione, sulla valutazione o sull’accesso ai servizi già richiesti.
5. Natura del conferimento e conseguenze
I dati indicati come obbligatori sono necessari per dare seguito alla richiesta, creare o gestire la pratica e adempiere agli obblighi connessi. In loro assenza non sarà possibile completare il relativo servizio. Il consenso alle comunicazioni promozionali e ai contenuti esterni è sempre facoltativo e non condiziona la candidatura o la valutazione.
L’utente è invitato a non inserire nelle form dati particolari ai sensi dell’articolo 9 GDPR o informazioni non pertinenti. Qualora siano necessari dati ulteriori per esigenze specifiche, verranno fornite indicazioni dedicate.
6. Modalità del trattamento e sicurezza
I dati vengono trattati con strumenti digitali e, quando necessario, documentali, secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione e limitazione della conservazione. L’accesso è attribuito in base al ruolo; le sessioni dell’Area aziende sono limitate nel tempo e le operazioni rilevanti possono essere registrate per sicurezza e tracciabilità.
ALA SRLS adotta misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, tra cui controllo degli accessi, cifratura delle connessioni, separazione degli ambienti, backup e aggiornamento dei componenti. Nessun sistema può tuttavia garantire un rischio pari a zero; eventuali violazioni vengono valutate e gestite secondo gli articoli 33 e 34 GDPR.
7. Destinatari e fornitori
I dati possono essere trattati da personale autorizzato e da fornitori necessari all’erogazione del servizio, nominati responsabili del trattamento quando richiesto. Le categorie principali comprendono hosting e infrastruttura, database, autenticazione, posta elettronica, assistenza tecnica, consulenza amministrativa e piattaforme CRM. Il progetto utilizza attualmente Netlify per l’hosting, Turso/libSQL per il database operativo e GoHighLevel/LeadConnector per CRM, segmentazione e comunicazioni. YouTube riceve dati tecnici soltanto quando viene autorizzato il caricamento dei video incorporati. L’elenco aggiornato dei responsabili è disponibile su richiesta.
I dati possono inoltre essere comunicati, nei limiti necessari, a consulenti fiscali e legali, spedizionieri o partner logistici, soggetti coinvolti nell’organizzazione delle edizioni, autorità e altri destinatari previsti dalla legge. Buyer e operatori non ricevono automaticamente i dati di contatto: la condivisione avviene nell’ambito delle funzionalità richieste, delle autorizzazioni e delle regole del network.
Per le comunicazioni operative il sito integra Resend, quando il servizio di invio è attivo. Per il pagamento con carta integra Stripe, che gestisce i dati di pagamento secondo la propria informativa privacy. L’attivazione di un servizio e i ruoli dei fornitori dipendono dalle funzionalità utilizzate e dagli accordi applicabili.
8. Trasferimenti verso Paesi terzi
Alcuni fornitori possono trattare dati al di fuori dello Spazio economico europeo o avvalersi di subfornitori internazionali. In tali casi il trasferimento viene disciplinato mediante decisioni di adeguatezza, clausole contrattuali standard approvate dalla Commissione europea o altra garanzia prevista dagli articoli 44 e seguenti GDPR, accompagnata, quando necessaria, da una valutazione del trasferimento e misure supplementari.
Informazioni sulle garanzie applicabili a uno specifico trattamento possono essere richieste al titolare. L’attivazione di YouTube resta facoltativa e subordinata alla preferenza espressa nel pannello cookie.
9. Tempi e criteri di conservazione
| Categoria | Criterio o periodo indicativo |
|---|---|
| Richieste senza seguito | Tempo necessario al riscontro e, di regola, non oltre 12 mesi dall’ultima interazione. |
| Candidature e servizi | Durata del rapporto e periodo successivo necessario a verifiche, contestazioni e tutela dei diritti. |
| Documenti contabili e fiscali | Termini previsti dalla normativa applicabile, normalmente dieci anni. |
| Account e log di sicurezza | Finché l’account è necessario; log conservati per un periodo proporzionato alle esigenze di sicurezza. |
| Marketing facoltativo | Fino alla revoca o alla verifica periodica dell’interesse e comunque non oltre quanto necessario alla finalità. |
| Consensi | Per il tempo necessario a dimostrare la scelta e gestire eventuali contestazioni. |
Alla scadenza i dati vengono cancellati, anonimizzati o isolati quando devono essere conservati esclusivamente per obblighi di legge o difesa di un diritto.
10. Automazioni, profilazione e valutazioni
Tag, segmenti e automazioni del CRM aiutano la segreteria a organizzare richieste e comunicazioni. L’ammissione, la valutazione e l’assegnazione di un riconoscimento non dipendono da una decisione esclusivamente automatizzata che produca effetti giuridici o analogamente significativi.
Eventuali suggerimenti di matching tra imprese, buyer GDO e operatori Horeca costituiscono supporto organizzativo: le richieste di collegamento, la condivisione dei contatti e la prenotazione di incontri restano soggette a verifiche e intervento umano.
11. Diritti dell’interessato
Nei casi previsti dagli articoli 15–22 GDPR è possibile chiedere conferma del trattamento, accesso ai dati, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità e opposizione. È inoltre possibile revocare il consenso in qualsiasi momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento svolto prima della revoca.
Per interrompere newsletter, aggiornamenti e inviti promozionali puoi revocare online il consenso marketing, senza accedere all’Area aziende. La richiesta viene registrata e le preferenze vengono aggiornate nei sistemi di invio. Restano attive le comunicazioni necessarie a candidature, pratiche e servizi richiesti. Puoi anche contattare il titolare all’indirizzo indicato di seguito.
Le richieste possono essere inviate a info@italyfoodawards.com, indicando le informazioni utili a identificare il rapporto con il progetto. Il titolare risponde senza ingiustificato ritardo e normalmente entro un mese, termine prorogabile nei casi previsti dal GDPR. Prima di rispondere può essere necessario verificare l’identità del richiedente.
È sempre possibile proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali o rivolgersi all’autorità di controllo competente e all’autorità giudiziaria.
12. Minori, collegamenti esterni e aggiornamenti
I servizi sono rivolti a imprese e professionisti e non sono destinati direttamente a minori. Il sito può contenere collegamenti a servizi esterni disciplinati da informative autonome; prima dell’interazione l’utente è invitato a consultarle.
Questa informativa può essere aggiornata quando cambiano funzionalità, fornitori, trattamenti o norme applicabili. La data riportata in apertura identifica la versione vigente; in caso di modifiche rilevanti verrà utilizzata una forma di comunicazione adeguata al rapporto in corso.